Come depositare la prova della notifica via PEC

La notifica via PEC è disciplinata dalla seguente normativa:
– L. 21.1.1994 n. 53,
– art. 18 del D.M. 21.2.2011 n. 44 (regole tecniche PCT),
– art. 19 bis del provvedimento del Direttore Generale del D.G.S.I.A. del 16.4.2014 e successive integrazioni (Specifiche Tecniche ex art. 34 D.M. 44/2011).

L’avvenuta notifica è attestata dalle ricevute di:
– accettazione, che indica quando il messaggio è spedito,
– avvenuta consegna, che determina quando la notifica si perfeziona.
Per fornire quindi la prova della notifica l’avvocato dovrà:
– salvare sul proprio computer la ricevuta di accettazione e quella di avvenuta consegna (se i destinatari sono più di uno salverà tutte le relative ricevute di avvenuta consegna),
– depositare tali ricevute telematicamente.

É un errore stampare o salvare in PDF tali ricevute e depositare telematicamente i file così creati.
Operando in tal modo si perdono tutte le proprietà dei messaggi originali, come per esempio le firme e i metadati.

Vediamo in pratica come fare a seconda del programma utilizzato per leggere la PEC.

OUTLOOK

Aperto per esempio il messaggio di avvenuta consegna [fig. 1], cliccare su FILE  e quindi su SALVA CON NOME [fig. 2], si aprirà una finestra che vi consentirà di salvare il file nella cartella della pratica [fig. 3].
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THUNDERBIRD
Con Thunderbird si procede come con Outlook.

WEBMAIL

Per salvare le ricevute dall’webmail sicurezza postale è sufficiente anche in questo caso aprire il messaggio PEC [fig. 1], cliccare su AZIONI e quindi su SCARICA (.EML). Si aprirà una finestra che consente di salvare il file nella cartella della pratica [fig. 2].

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IN QUALI FORMATI VENGONO SALVATI I MESSAGGI PEC
I formati dei messaggi PEC – come quelli di un’email ordinaria – hanno le seguenti estensioni:
– .EML > è progettato per memorizzare i messaggi di posta elettronica,
– .MSG > anche questo memorizza i messaggi di posta elettronica, ma si differenzia dal primo perché è sviluppato da Microsoft Corporation e quindi è esclusivo di Outlook. In altre parole se usate Outlook il messaggio verrà salvato con questa estensione.

COME SI LEGGONO I FORMATI DEI MESSAGGI PEC
Come per qualsiasi file è necessario avere un programma per leggerlo, per cui il file salvato in formato .EML  potrà essere letto con:
– client di posta come Thunderbird, Posta di Windows 10, Microsoft Outlook (non con Outlook 2007), Mail di Apple, ecc.
– webmail come sicurezza postale, gmail, ecc.
Il file salvato in formato .MSG potrà invece essere letto solo con Outlook o MSG File Viewer o MailRaider Pro (Apple).

COME DEPOSITARE I FILE .EML O .MSG?
Salvato il file secondo le procedure sopra descritte, non resta che depositarlo come qualsiasi altro file. I file con tali estensioni sono infatti formati consentiti dall’art. 13 delle specifiche tecniche.
Dovrà essere predisposta in formato .PDF una nota di deposito, che verrà caricata come atto principale, mentre le ricevute saranno caricate come documenti in uno dei due formati sopra indicati.
Ripetiamo: NON in formato .PDF o altro.

ECCEZIONE A TALE REGOLA
Solo nel caso in cui un ufficio giudiziario (Giudice di Pace o Cassazione ancora per poco) non preveda la possibilità di depositare telematicamente gli atti, l’avvocato procederà ai sensi dell’art. 9, comma 1 bis della L. 53/1994, depositando copia cartacea del messaggio di posta elettronica certificata che ha inviato, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di quella di avvenuta consegna e attesterà la conformità di tali copie ai documenti informatici da cui sono state tratte.